Zásady zpracování a ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“)

Vztahuje se na všechny členy Společnosti mladých agrárníků České republiky, z. s., IČ: 69780765, se sídlem: Plaská 622/3, Malá Strana, 150 00 Praha, spis. zn.: L 10245 vedená u Městského soudu v Praze,(dále jako „Správce“ či „Spolek“) a zájemce o členství ve Spolku (dále jen společně „Subjekty údajů“ nebo „členové“).

Cílem těchto Zásad je poskytnout Subjektu údajů informace o tom, jaké osobní údaje Správce zpracovává, a to na základě členství nebo při poskytování služeb, při návštěvách internetových stránek provozovaných Správcem a k jakým účelům a jak dlouho Správce tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva Subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Veškeré postupy Správce se řídí platnými právními předpisy ČR, především tedy zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění a nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679, které sjednocuje ochranu osobních údajů v rámci Evropské unie.

Stav: květen 2018

1. Kdo je odpovědný za zpracování osobních údajů a na koho se můžete obrátit?

Za zpracování údajů nese odpovědnost Správce osobních údajů, tedy Společnost mladých agrárníků České republiky, z. s., IČ: 69780765, se sídlem: Plaská 622/3, Malá Strana, 150 00 Praha, tel.: +420 724 506 933, email:smacr@smacr.cz,

2. Jaké zdroje a osobní údaje členů Správce používá?

Osobní údaje zpracovává Správce pouze v takovém rozsahu, jež je povolen platnými právními předpisy nebo v jakém rozsahu k tomu dostal od Subjektu údajů konkrétní souhlas. V zásadě získává Správce osobní údaje přímo od svých členů – přímo od jednotlivých Subjektů údajů.

Pokud není uvedeno jinak, „zpracováním“ se rozumí shromažďování, používání, zveřejňování a přenos osobních údajů ve smyslu Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

V souvislosti s poskytováním služeb může ze strany Správce dojít ke zpracování následujících osobních údajů: jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu/jiné kontaktní údaje (telefon, emailová adresa), datum narození a/nebo RČ, bankovní spojení, profesní zaměření a další osobní údaje, které obsahuje přihláška pro členy.

3. K jakým účelům používá Správce osobní údaje členů (účel zpracování) a na jakém právním základě?

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě konkrétní uzavřené smlouvy, oprávněného zájmu Správce nebo na základě zákona (bez souhlasu) a jejich poskytnutí je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout. Pro jiné účely je možné zpracovávat údaje pouze na základě souhlasu.

1. a.       Pro plnění smluvních povinností (článek 6 odst. 1 b) GDPR)

Osobní údaje jsou zpracovávány v souvislosti s uzavřenými smlouvami mezi Správcem a Subjektem údajů.

1. b.      V souvislosti s oprávněnými zájmy Správce či s oprávněnými zájmy třetí strany (článek 6 odst. 1 f) GDPR)

Například:

• Zasílání informací o aktivitách Správce, nabídka školení a jiných vzdělávacích akcí členům Spolku
• Zasílání časopisu Správce „Časopis SMA ČR“
• Reklama nebo výzkum trhu či výzkum mínění, pokud jste nevznesli námitky proti používání vašich údajů
• Uplatnění právních nároků a obhajoba v soudních sporech
• Podávání žádostí o dotace na základě jednotlivých dotačních titulů na základě příslušného zákona

1. c.       Na základě souhlasu (článek 6 odst. 1 a) GDPR)

• Pokud Subjekt údajů udělil Správci souhlas se zpracováváním osobních údajů pro konkrétní účely, zpracování těchto údajů je díky tomuto souhlasu zákonné. Udělený souhlas lze kdykoli odvolat, a to písemným oznámením buďto přes e-mail: smacr@smacr.cz nebo poštou na adresu: Plaská 622/3, Malá Strana, 150 00 Praha. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu platí pouze do budoucna. Zpracování, k němuž došlo před odvoláním souhlasu, není tímto ustanovením dotčeno.

1. d.      V důsledku právních povinností (článek 6 odst. 1 c) GDPR) nebo ve veřejném zájmu (článek 6 odst. 1 e) GDPR)

• K plnění právních povinností daných příslušnými právními předpisy upravujícími např. daňovou problematiku či k účelům stanovených zvláštními zákony  - např. plnění právní povinnosti poskytnutí informací Státnímu zemědělskému intervenčnímu fondu a Ministerstvu zemědělství pro účely prokázání dotačních titulů.

1. e.       Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných Správcem

• V případě, že má Subjekt údajů ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracovává o něm Správce záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných Správcem, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek a pro účely internetové reklamy Správce.

4. Kdo získá osobní údaje členů?

K osobním údajům Subjektů budou mít přístup ta oddělení Správce, která potřebují mít k těmto údajům přístup pro plnění smluvních a právních povinností Správce.

 Příjemci osobních údajů jsou dále například:

• státní úřady a instituce v případě právní nebo regulační povinnosti (mj. Mze, SZIF).

•Jiné smluvní strany zpracovávající údaje na základě zpracovatelské smlouvy – Zpracovatelé. Těmto jsou předávány osobní údaje za účelem realizace členského vztahu (poskytovatelé služeb jako např. provozovatel úložiště e-mailových schránek nebo účetní kancelář)

5. Jsou informace předávány do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím?

K předávání údajů do zemí mimo EU, příp. mimo EHS (takzvaných třetích zemí) nedochází, s výjimkou případů, kdy by k tomuto byl Správce nucen na základě úředního nebo soudního příkazu. Osobní údaje Subjektů údajů jsou v konkrétních případech – pouze na vyžádání, předávány mezinárodní organizaci CEJA (Evropská konfederace mladých farmářů), a to za účelem doložení členské základy.

6. Jak dlouho budou osobní údaje uchovávány?

Osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány po dobu nutnou pro plnění smluvních a právních povinností Správce (tedy minimálně po celou dobu aktivního členství). Jakmile již pro plnění smluvních či právních povinností údaje Správce nepotřebuje, dochází k jejich pravidelnému výmazu, a to za předpokladu, že jejich - omezené - další zpracování nebude nutné pro následující účely:

• Dodržování archivačních lhůt podle relevantních právních předpisů České republiky: např. zákon o archivnictví, daňový řád, zákon o účetnictví, a zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Lhůty týkající se úschovy a dokumentace stanovené těmito zákony trvají v řádech několika let.
• Uplatňování práv v občanském soudním řízení, trestním řízení a správním řízení a to po dobu délky promlčecích lhůt stanovených těmito právními předpisy.

Po ukončení aktivního členství dochází v případě, že k tomu byl ze strany Subjektu údajů udělen výslovný souhlas, k uchování emailové adresy Subjektu údajů pro účely zasílání informačních emailů.

7. Jakým způsobem Správce zpracovává osobní údaje?

Správce zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Správce vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních, tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

8. Jaká práva na ochranu osobních údajů má každý Subjekt údajů?

• Právo na informace: Subjekt údajů má právo na informace ohledně svých osobních údajů, kteréjsou u Správce uloženy, a to především k čemu tytoosobní údaje slouží a na jak dlouhou dobu se ukládají (čl. 15 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

• Právo na opravu osobních údajů: Subjekt údajů má právo požadovat opravu svých osobních údajů, pokud jsou nesprávné (čl. 16 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

• Právo na výmaz osobních údajů: Subjekt údajů má právo požadovat vymazání svých osobních údajů. Může požadovat vymazání osobních údajů, např. pokud již nejsou potřeba k účelům Správce, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, pokud je Správce  údaje nezákonně zpracoval nebo pokud Subjekt údajů oprávněně vznesl námitky proti zpracování nebo pokud byl ze strany Subjektu údajů vzat zpět souhlas se zpracováním nebo pokud Správci vzniká zákonná povinnost k vymazání osobních údajů (čl.17 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

• Právo na omezení zpracování osobních údajů: Subjekt údajů má právo požadovat omezení zpracování svých osobních údajů. Toto právo se aplikuje zejména pro dobu zkoumání, jestliže došlo ze strany Subjektu údajů ke zpochybnění správnosti osobních údajů, stejně tak pokud si v případě platného práva na výmaz místo výmazu přeje omezení zapracování. Kromě toho se aplikuje omezení zpracování tehdy, pokud již nejsou údaje pro účely Správce potřebné, ale Subjekt údajů je potřebuje pro prosazování, uplatňování nebo hájení svých právních nároků nebo pokud je uplatnění právních nároků mezi Správcem a Subjektem údajů sporné (čl.18 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

• Právo na přenositelnost osobních údajů: Subjekt údajů má právo obdržet poskytnuté osobní údaje, které se týkají Subjektu údajů a které byly ze strany Subjektu údajů poskytnuty, v strukturované, běžné používané a strojově čitelné podobě (čl. 20 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů), pokud již nebyly odstraněny.

• Právo vznést námitku: Z důvodů připsatelných konkrétní situaci má Subjekt údajů právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které probíhá dle článku 6 odst. 1 e) GDPR (zpracování údajů ve veřejném zájmu) a článku 6 odst. 1 f) GDPR (zpracování údajů pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany); toto pravidlo se také vztahuje na profilování, jež vychází z těchto ustanovení podle článku 4 odst. 4 GDPR. Pokud bude námitka ze strany Subjektu údajů vznesena, nebude Správce již nadále zpracovávat osobní údaje Subjektu údajů, nicméně za předpokladu, že nebude moci prokázat závažné a oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, které by mělo přednost před zájmy Subjektu údajů, právy a svobodami, nebo pokud by účelem zpracování údajů Subjektu údajů nebylo uplatnění, výkon a obhajoba právních nároků.

• právo na odvolání k dozorovému úřadu (článek 77 GDPR)

Společnost mladých agrárníků České republiky, z. s.,